Mengubah format tanggal mailing di word sering menjadi kebutuhan saat membuat undangan, surat resmi, atau dokumen gabungan. Format bawaan Word kadang tidak sesuai dengan standar penulisan tanggal di Indonesia, seperti yang menggunakan format 14 Agustus 2026. Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah mengubah format tanggal pada fitur mail merge, sekaligus memberikan tips mengatasi masalah umum yang sering terjadi.
Mengenal Fitur Mail Merge dan Format Tanggal di Word
Mail merge adalah fitur andalan Word untuk membuat banyak dokumen sekaligus, seperti undangan atau sertifikat, dengan data dari Excel. Saat menggabungkan data, tanggal dari sumber data sering muncul dalam format angka baku, misalnya 14/08/2026, bukan format yang diinginkan.
Masalah ini muncul karena Word membaca data tanggal sebagai teks biasa atau serial number, sehingga perlu pengaturan khusus agar tampil sesuai keinginan. Dengan memahami cara kerja field kode di Word, Anda bisa mengubah format tanggal mailing di word secara permanen untuk semua dokumen.
Langkah-Langkah Mengubah Format Tanggal di Word Mail Merge
Menggunakan Kode Field (Toggle Field Codes)
Metode paling efektif adalah dengan mengubah kode field pada tanggal yang sudah dimasukkan ke dokumen. Caranya, klik kanan pada field tanggal hasil mail merge, lalu pilih opsi untuk menampilkan kode field.
Setelah kode field terlihat, Anda akan menemukan teks seperti {MERGEFIELD TanggalLahir}. Ganti bagian tersebut dengan menambahkan perintah format gambar, misalnya menjadi {MERGEFIELD TanggalLahir @ “dd MMMM yyyy”} untuk menghasilkan 14 Agustus 2026.
Pastikan Anda mengetik kode dengan teliti, termasuk tanda baca dan spasi, karena kesalahan kecil bisa membuat format tidak berfungsi. Setelah selesai, tekan F9 untuk memperbarui field dan lihat hasilnya di dokumen.
Mengubah Format Tanggal di Excel Sebelum Mail Merge
Alternatif lain yang lebih sederhana adalah mengubah format tanggal di file Excel sumber data sebelum melakukan mail merge. Anda bisa memilih kolom tanggal, lalu masuk ke Format Cells dan pilih format tanggal yang diinginkan, seperti 14 Agustus 2026.
Namun, cara ini hanya efektif jika data Excel benar-benar tersimpan sebagai tanggal, bukan teks. Jika data berupa teks, Anda perlu menggunakan rumus atau fitur Text to Columns untuk mengubahnya menjadi format tanggal yang benar.
Setelah format di Excel berubah, simpan file dan lakukan mail merge ulang di Word. Hasilnya, tanggal akan tampil sesuai format yang sudah diatur tanpa perlu menyentuh kode field.
Tips Mengatasi Masalah Umum Format Tanggal di Word
Salah satu masalah paling sering adalah tanggal muncul sebagai angka aneh seperti 45123, terutama jika data berasal dari Excel versi lama. Ini terjadi karena Word membaca serial number tanggal, sehingga Anda wajib menggunakan kode field dengan format @ untuk mengubahnya.
Masalah lain adalah format tanggal tidak konsisten antara satu dokumen dengan dokumen lain, misalnya karena perbedaan locale atau bahasa sistem operasi. Untuk mengatasinya, pastikan pengaturan bahasa di Word dan Windows sudah menggunakan Indonesia, agar nama bulan muncul dalam Bahasa Indonesia.
Jika Anda bekerja dengan dokumen yang sering diubah, pertimbangkan untuk membuat template mail merge dengan kode field yang sudah diatur. Dengan begitu, Anda tidak perlu mengulang proses mengubah format tanggal mailing di word setiap kali membuat dokumen baru.
Mengubah Format Tanggal untuk Undangan Pernikahan dan Acara Resmi
Untuk undangan pernikahan atau acara resmi, format tanggal yang ideal biasanya menggunakan huruf kapital di awal bulan, seperti Sabtu, 14 Agustus 2026. Anda bisa menambahkan kode hari dalam seminggu dengan format @ “dddd, dd MMMM yyyy” pada field tanggal.
Selain itu, pastikan Anda juga memperhatikan format waktu jika undangan mencantumkan jam, misalnya pukul 08.00 WIB. Gunakan kode field terpisah untuk waktu agar hasilnya rapi dan profesional.
Jangan lupa untuk memeriksa hasil cetak atau PDF setelah mail merge, karena terkadang format tanggal berubah saat proses konversi. Jika ada masalah, ulangi langkah kode field atau periksa pengaturan regional di komputer Anda.
Kesimpulan
Mengubah format tanggal mailing di Word sebenarnya mudah jika Anda memahami dua metode utama: menggunakan kode field dan mengatur format di Excel. Keduanya bisa dikombinasikan untuk hasil terbaik, terutama untuk dokumen resmi yang membutuhkan presisi tinggi.
Dengan latihan rutin, Anda akan semakin mahir dan bisa menyelesaikan pekerjaan mail merge dengan cepat. Jangan ragu untuk bereksperimen dengan berbagai format tanggal, dan selalu simpan template agar pekerjaan berikutnya lebih efisien.